Учет бенефициарных владельцев – это процедура идентификации и документального фиксирования информации о физических лицах, которые фактически контролируют юридическое лицо. Введение учета бенефициарных владельцев является обязательным требованием для российских компаний и регулируется законодательством, включая Федеральный закон № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». В этой статье рассмотрим, что подразумевается под понятием «бенефициарный владелец», зачем необходим его учет, а также как организовать процесс идентификации и хранения данных.
Кто такой бенефициарный владелец
Бенефициарным владельцем является физическое лицо, которое прямо или косвенно владеет более чем 25% долей компании, либо имеет возможность контролировать ее деятельность через договоренности, управление или иные механизмы. Это могут быть как участники компании, так и лица, действующие через третьи структуры.
В отдельных случаях бенефициарным владельцем может быть признано лицо, которое осуществляет фактический контроль над организацией, даже если оно формально не является ее акционером или участником.
Зачем нужен учет бенефициарных владельцев
- Противодействие финансовым преступлениям. Основной целью учета бенефициарных владельцев является борьба с отмыванием денег, финансированием терроризма и другими финансовыми преступлениями. Учет позволяет выявить реальные источники финансирования компании и установить прозрачность ее деятельности.
- Соответствие законодательству. Ведение учета бенефициаров является обязательным для всех российских юридических лиц, за исключением государственных органов, бюджетных учреждений и международных организаций. Несоблюдение этого требования может привести к штрафам и административным санкциям.
- Повышение прозрачности бизнеса. Идентификация бенефициаров способствует повышению доверия со стороны партнеров, клиентов и государственных органов. Компании с прозрачной структурой управления вызывают большее доверие на рынке и имеют преимущества при привлечении инвестиций.
Этапы учета бенефициарных владельцев
Процесс учета включает несколько ключевых шагов:
- Идентификация бенефициаров. Компания обязана определить своих бенефициарных владельцев. Для этого проводится анализ структуры собственности, договорных отношений и иных механизмов контроля.
- Сбор данных. Согласно законодательству, организация должна собрать следующую информацию о каждом бенефициаре:
- Полное имя.
- Дата рождения.
- Гражданство.
- Паспортные данные.
- Адрес регистрации.
- Доля участия в компании (при наличии).
- Хранение данных. Собранная информация должна храниться в компании не менее 5 лет с момента получения. Данные должны быть защищены от утраты, несанкционированного доступа и распространения.
- Обновление данных. Компании обязаны регулярно обновлять информацию о бенефициарных владельцах. Это необходимо для учета изменений в структуре собственности или управления.
- Представление данных по запросу. По запросу государственных органов, таких как Росфинмониторинг или налоговая служба, компания должна предоставить актуальные данные о своих бенефициарах. Несоблюдение этого требования может привести к штрафам.
Документы для учета бенефициаров
Для ведения учета бенефициарных владельцев необходимы следующие документы:
- Паспортные данные и копии документов, удостоверяющих личность.
- Документы, подтверждающие право собственности или контроля (например, выписки из ЕГРЮЛ, договоры участия).
- Внутренние приказы или регламенты, связанные с ведением учета.
Как организовать учет бенефициаров
- Использование специализированных программ. Многие компании выбирают автоматизацию процесса учета, используя программное обеспечение, которое упрощает идентификацию, сбор и хранение данных.
- Привлечение профессионалов. Для минимизации рисков организации часто обращаются к юридическим и бухгалтерским компаниям, которые предоставляют услуги по учету и проверке данных о бенефициарах.
- Создание внутреннего регламента. Ведение учета должно быть закреплено в локальных актах компании. Регламент может включать процедуры идентификации, сроки обновления данных и меры защиты информации.
Учет бенефициарных владельцев — это важный элемент обеспечения прозрачности и законности деятельности компании. Он помогает снизить риски, связанные с финансовыми преступлениями, повысить доверие со стороны партнеров и клиентов, а также избежать штрафов за несоблюдение законодательства. Организация учета требует внимания к деталям и регулярного обновления данных, но грамотный подход к этому процессу обеспечит стабильность и надежность бизнеса.
